Einwilligung Video- oder Audiomeeting via BigBlueButton
Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist
KarLa e.V. - Sozialpädagogische Hilfen für Familien e.V. I Heidengass 10 I 76356 Weingarten
Telefon: 07244/607520 I E-Mail: kontakt@karla-ev.de I www.karla-ev.de
Datenverarbeitung
Für die Kommunikation mit unseren Mitarbeitenden, beauftragten Dritten und Gästen setzen wir BigBlueButton ein, welches von
JAR Media GmbH I Kratzberger Straße 9 I 42855 Remscheid
betrieben wird.
Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet. BigBlueButton erfasst dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten). Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung. Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails, hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge des verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenz-Tools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen des Anbieters: https://bbbserver.de/datenschutz.
Zweck und Rechtsgrundlagen
Das Konferenz-Tool wird genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden und Kundinnen anzubieten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz des Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz des Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.
Speicherdauer
Die unmittelbar von uns über das Video- und Konferenz-Tool erfassten Daten werden von den Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt. Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei dem Anbieter des Konferenz-Tools unter https://bbbserver.de/datenschutz.
Wenn Sie über BigBlueButton mit uns kommunizieren, werden alle mit diesem Kommunikationsvorgang verbundenen Daten ausschließlich auf Servern innerhalb Europas verarbeitet.
Umfang der Verarbeitung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.
Ihre Rechte als Betroffene/r
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Die Kontaktdaten der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde finden Sie hier: https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite https://www.karla-ev.de/Datenschutzhinweise/EinwilligungserklaerungzuVideomeeting/. Sie haben das Recht, eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten, welche Sie erteilt haben, jederzeit beim Verantwortlichen zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf durchgeführten Verarbeitung Ihrer Daten. Hier finden Sie noch mehr Informationen zu unseren Datenschutzhinweisen.
Nutzungsbedingungen für den Umgang mit dem Webkonferenzsystem BigBlueButton im Rahmen von Online-Angeboten
KarLa e.V. bietet Mitarbeitenden, beauftragten Dritten und Gästen die Nutzung der Online-Dienste auf der Online Plattform BigBlueButton an. Folgende Grundlagen zum Umgang mit der Telefon- und Videokonferenzsoftware sind bei der Nutzung zu beachten:
- Ich habe die entsprechenden Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen.
- Nutzungsberechtigt sind diejenigen Personen, die einen Einladungslink von KarLa e.V. erhalten.
- Teilnehmer und Teilnehmerinnen müssen mindestens 16 Jahre alt sein. Bei Personen unter 16 Jahren muss eine schriftliche Erlaubnis eines Sorgeberechtigten bei KarLa e.V. vorliegen.
- Teilnehmer und Teilnehmerinnen dürfen ihre Login-Daten nicht an Dritte weiterleiten.
- Einladungen für Teilnehmer und Teilnehmerinnen dürfen nur an berechtigte Personen erfolgen. Damit soll der Zugriff auf personenbezogene Daten durch unberechtigte Dritte verhindert werden.
- Es sollen in der Regel keine Inhalte über diesen Dienst ausgetauscht werden, die einen hohen Schutzbedarf haben oder streng vertraulich sind.
- Beim Teilen des Desktops ist folgendes zu beachten: Es sollte nur gezeigt werden, was auch für die Besprechung erforderlich ist. Daher sollte der Desktop ohne Datei- und Ordnersymbole gezeigt werden, solange diese für die Videokonferenz nicht erforderlich sind. Auch sollten keine Benachrichtigungen über neue Mails auf dem geteilten Bildschirm erscheinen.
- Die Erstellung von Screenshots sowie einer Aufzeichnung durch externe Programme/Tools seitens der Teilnehmer und Teilnehmerinnen ist nicht gestattet.